EasyHR Onboarding & Offboarding modülü, çalışan yaşam döngüsünün en kritik iki aşamasını uçtan uca dijitalleştirir. Adayın işe başlamadan önceki ilk temasından, çalışanın ayrılma sürecinin yönetimine kadar tüm adımlar planlı, izlenebilir ve tamamen otomatik ilerler.

Onboarding; 5 ana aşama üzerine kurulu esnek bir yapıya sahiptir ve şirketlerin ihtiyacına göre özelleştirilebilir.

🔵 Onboarding (İşe Başlatma)

1️⃣ Evrak Yönetimi

Onboarding sürecinin merkezi EasyHR’nin güçlü ve KVKK uyumlu evrak motorudur.

Evrak Özellikleri

• Kategori bazlı evrak şablonları oluşturabilirsiniz:

  • Sağlık Evrakları → Sadece işyeri hekimi görür

  • Sicil Dosyası → Sadece HRBP görür

  • Adli Sicil → Sadece şirket avukatı görür

• Kimin hangi evrakı göreceğini izin bazlı yönetebilirsiniz.

• Evraklar ıslak imza, dijital onay veya yükleme yolu ile tamamlanır.

e-Devlet Belge Doğrulama

Adayın T.C. kimlik numarası ve belge numarası girilerek, sistem e-Devlet API’leri ile belge doğrulaması yapabilir.
Böylece sahte veya geçersiz evrak riski ortadan kalkar.

2️⃣ Rol Atamaları (Yönetici – Mentor – Buddy – HRBP)

Aday sisteme eklenirken şu roller atanabilir:

• Yönetici

• Mentor (Mentör)

• Buddy (Gölge çalışan)

• HRBP

Atanan tüm rollere otomatik bilgilendirme e-postaları iletilir ve onboarding sürecindeki görevler bireylere otomatik atanır.

3️⃣ İletişim & Bildirim Yönetimi

Adaya işe başlamadan önce ve sonra zamanlanmış bildirimler gönderebilirsiniz:

• Hoş geldin e-posta/SMS’i

• İlk gün yönlendirmeleri

• Ekip tanıtım mesajları

• Şirket oryantasyon bilgileri

• Lokasyon, giriş kartı, cihaz teslim bilgileri

Dahili Birim Bildirimleri

Adayın başlangıcıyla ilgili şu ekipler otomatik olarak bilgilendirilebilir:

• IT (Laptop, mail, yetki açılışı)

• Güvenlik (Kart ve geçiş izinleri)

• Muhasebe (Bordro & hesap tanımları)

• Operasyon (Çalışma alanı hazırlığı)

4️⃣ Görev ve Süreç Yönetimi

Her pozisyona veya departmana özel onboarding checklist’leri oluşturulabilir:

• İlk gün yapılacaklar

• İlk hafta hedefleri

• Eğitim & oryantasyon planı

• Şirket kültürü ve politika belgeleri

• Mentor/buddy görevleri

Tüm görevlerin tamamlanma durumları yöneticiler tarafından izlenebilir.

5️⃣ Anket ve Geri Bildirim

Onboarding sürecinin önemli parçası olan geri bildirim akışı kolayca otomatikleştirilebilir:

Gönderilebilecek Anketler

• Aday iş başı yaptıktan sonra 🙂

• Yöneticisine özel değerlendirme anketi

• Buddy’ye yönelik gözlem anketi

Tüm anketler Anketler Modülü üzerinden dinamik olarak oluşturulur.
Zamanlama, soru setleri ve hedef kitle tamamen özelleştirilebilir.